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Profissão recepcionista – telefonista

Recepção

Resumo da Profissão

Recepcionar visitantes, atender telefonemas, efetuar chamadas telefônicas.

Veja um pequeno trecho do nosso vídeo


Outros nomes da profissão.

Atendente ou Telefonista


Tarefas e responsabilidades.
  • Recepcionar / controlar visitantes.
  • Encaminhar visitantes para os funcionários da companhia.
  • Responder perguntas gerais sobre a organização ou direcionar as perguntas para outros funcionários qualificados a responder.
  • Enviar e receber correspondências ou produtos.
  • Processar a correspondência recebida (pacotes, telegramas, faxes e mensagens), organizá-los e distribuir para o destinatário.
  • Executar arquivamento de documentos.
  • Executar trabalhos de digitação (algumas companhias exigem um mínimo de 45 palavras/minuto).
  • Organizar viagens.
  • Marcar reuniões.
  • Controlar as chaves.
  • Registrar informações.
  • Utilizar o computador e impressoras da recepção.
  • Utilizar pagers, intercomunicadores, rádios e sistema de alto-falantes.
  • Utilizar a máquina copiadora.
  • Utilizar o fax.
  • Manter atualizado os livros de registros de correspondência e registro de fax.
  • Telefonista – Efetuar telefonemas, atender telefone e transferir chamadas telefônicas.
  • Ajudar visitantes a fazer ligações internacionais.
  • Anotar recados de visitantes ou de chamadas telefônicas e enviá-los para os funcionários.
  • Saber usar o correio de voz.
  • Saber agendar e fazer reuniões por telefone (conference calls).
  • Manter em ordem e limpo o local da PABX.
  • Registrar diariamente as ligações telefônicas nacionais e internacionais realizadas.
  • Processar o débito das ligações telefônicas.
  • Reportar falhas do equipamento telefônico.
  • Conhecer os aspectos legais da profissão.
  • Atuar com ética no exercício da função: imagem profissional, imagem da organização, sigilo profissional, relacionamento com colegas e superiores.
  • Conhecer a tarifação dos serviços telefônicos.
  • Saber utilizar os serviços das companhias concessionárias de atendimento público (informações, consertos, auxílio de telefonistas, etc).

Habilidades necessárias.
  • Boa comunicação oral.
  • Boa memória.
  • Habilidade em digitar.
  • Leitura bem fluente.
  • Fluência em língua estrangeira é recomendável.

Conhecimentos necessários.
  • Algumas organizações requerem 2o. Grau completo.
  • Saber operar mesas telefônicas (PABX).
  • Conhecer os cargos da companhia e suas responsabilidades.
  • Conhecer a organização.
  • Conhecer os procedimentos de emergência.

Qualidades pessoais necessárias.
  • Cordial.
  • Paciente.
  • Prestativa.
  • Saber ouvir.
  • Saber trabalhar sob pressão.
  • Boa comunicação verbal.
  • Coordenação Motora.
  • Capacidade de memorização.
  • Sociabilidade.
  • Estabilidade emocional.
  • Responsabilidade.
  • Educada ao telefone.

Requisitos físicos.
  • Voz clara e agradável, boa audição e boa aparência.
  • Trabalho bastante repetitivo.
  • Em algumas empresas existe stress causado por forte supervisão, por computador e por supervisão pessoal.
  • Necessitam aprovação da supervisão para ausentar-se do posto de trabalho.
  • Requer esforço físico de estar sentado / parado por longos períodos de tempo.

Como iniciar na profissão?
  • Segundo grau.
  • Cursos de digitação.
  • Cursos de Recepcionista / Telefonista ou auxiliar de escritório.
  • Experiência em serviços que envolvam muitos contatos com pessoas, digitação de textos e outros serviços de escritório.

Como é o local de trabalho?
  • Setenta e cinco por cento trabalham como telefonista em hotéis, hospitais, clínicas, comércio, escritórios de companhias, etc. O restante trabalha nas companhias telefônicas.
  • Normalmente não viajam.
  • Utilizam telefones, mesas telefônicas, computadores, copiadoras e faxes.
  • Interagem com muitas pessoas como: clientes, funcionários, gerentes, visitantes, etc.
  • Muitas telefonistas / recepcionistas trabalham usando computadores, em locais bem iluminados, com ar condicionado, etc. Entretanto, se o local não tiver tido um bom projeto a Recepcionista / Telefonista poderá experimentar desconforto visual e dores nas costas.
  • Trabalham nas horas normais das organizações. Entretanto, em hotéis, hospitais e outros locais trabalham em turnos (fins de semana, feriados, noite, dia, etc).

Futuro da profissão.
  • Muitas companhias necessitam do toque humano e da habilidade na recepção.
  • Áreas de turismo e hotéis são de grande utilização e valorização de recepcionistas, principalmente devido ao valor atribuído à habilidade de saber relacionar-se com pessoas.
  • Embora a maior parte dos telefones possa ser discado diretamente, ainda existem números que requerem o auxílio de uma telefonista.
  • A fusão das atividades da telefonista e de recepcionista é um fator positivo, pois as novas telefonistas / recepcionistas devem enriquecer seu trabalho diário executando serviços de secretária, auxiliar de escritório, etc. Isto capacita as mesmas a aspirar promoções para outras áreas da organização.
  • As telefonistas/recepcionistas mais experientes devem saber usar mesas telefônicas, correio de voz, sistemas de arquivamento, internet, e-mail e excelente rapidez na digitação de textos.

 

IMPORTANTE:

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7 comments to Profissão recepcionista – telefonista

  • ana flávia costa de barros

    oi meu é ANA FLÁVIA fui chamada pra trabalha no hospital de recepcionista, amanhã cera meu primeiro dia eu espero que eu saia bem e consigo fica neste emprego porque estou precisando muito desse emprego.EU fiz dois curso de recepcionista já trabalha na área mas fui muito pouco tempo mas mim lembro de muitas coisa ainda,como atender o cliente como preenche uma fica,como trabalha com planos mas ou mesmo,porque eu estou alguns meses parada mas eu espero mim sair bem eu sei que tudo depende de mim, eu vou mim esforça o bastante pra consegui fica neste emprego.SÓ penso a deus que der tudo certo porque já deu certo só a condenadora mim chama já é o primeiro passo para eu mostra os meus conhecimento e meu valor.

  • Olá Ana,
    Parabens por conseguir o emprego. Estamos torcendo por você. Leia novamente no blog tudo o que uma recepcionista deve fazer. Isto pode ajudar. Este trabalho é muito importante pois você estará se especializando em recepcionista-hospitalar. Lembre que a especialização sempre ajudará a você conseguir novos empregos.

  • eliane

    Bom dia ! iniciei meu trabalho em uma empresa de joias e recebo e faço ligações gostaria de saber ,quando me pedem para eu fazer uma ligação para fora o que devo responder ? sim já vou ligar ? claro ligo sim ? estou perdida me ajudem por favor !

  • Olá Eliane,
    Não existe uma resposta única. Depende da situação e de quem pediu a ligação.
    Se teu gerente solicitou algum trabalho com urgência você deve informar à pessoa que está com um trabalho urgente para terminar. Poderá perguntar para a pessoa se ela pode esperar uns 15 minutos para fazer a ligação ou é urgente.
    Se estiver fazendo um trabalho que pode ser interrompido efetue a ligação logo. Se não conseguir efetuar a ligação (telefone ocupado etc e informe à pessoa que pediu.
    Em algumas situações pode responder. “Claro que sim. A ligação é urgente ou pode esperar uns 15 minutos. Estou terminando um trabalho”.
    Em resumo, diga sim mas pergunte se pode fazer a ligação dentre de xx minutos.
    Estas respostas também dependem do grau de importância da pessoa que pediu a ligação. Se é o presidente da empresa você deve dar prioridade para ele.
    Espero ter ajudado.

  • sara caroline

    Bom Dia ,Nossa amei as respostas tiraram todas as minhas duvidas ! Obrigada

  • Raiane

    amo a area de recepçao mas ainda nao consegui vaga para trabalhar

  • Olá Raiane,
    Talvez não esteja usando as técnicas adequadas. Seu currículo foi elaborado corretamente? Veja neste site as várias dicas sobre o currículo. Você não pode errar na confecção do currículo.
    Após fazer o currículo veja as várias dicas em Como conseguir emprego. Lembre-se que se colocar seu currículo em várias empresas, somente 1% irá chamar para entrevista. Assim, você deve colocar seu currículo na internet em umas 150 empresas. Dá trabalho eu sei.
    Para pesquisar empresas que aceitam currículos pela internet pesquise no google “trabalha conosco” e o nome de sua cidade.
    Espero ter ajudado

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