Profissão de Secretária

PROFISSÃO RECEPCIONISTA – TELEFONISTA

RECE
Recepção

 

Resumo da Profissão de recepcionista

Recepcionar visitantes, atender telefonemas, efetuar chamadas telefônicas.

Veja um pequeno trecho do nosso vídeo


Outros nomes da profissão de recepcionista.

Atendente ou Telefonista


Tarefas e responsabilidades da recepcionista

  • Recepcionar / controlar visitantes.
  • Encaminhar visitantes para os funcionários da companhia.
  • Responder perguntas gerais sobre a organização ou direcionar as perguntas para outros funcionários qualificados a responder.
  • Enviar e receber correspondências ou produtos.
  • Processar a correspondência recebida (pacotes, telegramas, faxes e mensagens), organizá-los e distribuir para o destinatário.
  • Executar arquivamento de documentos.
  • Executar trabalhos de digitação (algumas companhias exigem um mínimo de 45 palavras/minuto).
  • Organizar viagens.
  • Marcar reuniões.
  • Controlar as chaves.
  • Registrar informações.
  • Utilizar o computador e impressoras da recepção.
  • Utilizar pagers, intercomunicadores, rádios e sistema de alto-falantes.
  • Utilizar a máquina copiadora.
  • Utilizar o fax.
  • Manter atualizado os livros de registros de correspondência e registro de fax.
  • Telefonista – Efetuar telefonemas, atender telefone e transferir chamadas telefônicas.
  • Ajudar visitantes a fazer ligações internacionais.
  • Anotar recados de visitantes ou de chamadas telefônicas e enviá-los para os funcionários.
  • Saber usar o correio de voz.
  • Saber agendar e fazer reuniões por telefone (conference calls).
  • Manter em ordem e limpo o local da PABX.
  • Registrar diariamente as ligações telefônicas nacionais e internacionais realizadas.
  • Processar o débito das ligações telefônicas.
  • Reportar falhas do equipamento telefônico.
  • Conhecer os aspectos legais da profissão.
  • Atuar com ética no exercício da função: imagem profissional, imagem da organização, sigilo profissional, relacionamento com colegas e superiores.
  • Conhecer a tarifação dos serviços telefônicos.
  • Saber utilizar os serviços das companhias concessionárias de atendimento público (informações, consertos, auxílio de telefonistas, etc).

Habilidades necessárias.

  • Boa comunicação oral.
  • Boa memória.
  • Habilidade em digitar.
  • Leitura bem fluente.
  • Fluência em língua estrangeira é recomendável.

Conhecimentos necessários.

  • Algumas organizações requerem 2o. Grau completo.
  • Saber operar mesas telefônicas (PABX).
  • Conhecer os cargos da companhia e suas responsabilidades.
  • Conhecer a organização.
  • Conhecer os procedimentos de emergência.

Qualidades pessoais necessárias.

  • Cordial.
  • Paciente.
  • Prestativa.
  • Saber ouvir.
  • Saber trabalhar sob pressão.
  • Boa comunicação verbal.
  • Coordenação Motora.
  • Capacidade de memorização.
  • Sociabilidade.
  • Estabilidade emocional.
  • Responsabilidade.
  • Educada ao telefone.

Requisitos físicos.

  • Voz clara e agradável, boa audição e boa aparência.
  • Trabalho bastante repetitivo.
  • Em algumas empresas existe stress causado por forte supervisão, por computador e por supervisão pessoal.
  • Necessitam aprovação da supervisão para ausentar-se do posto de trabalho.
  • Requer esforço físico de estar sentado / parado por longos períodos de tempo.

Como iniciar na profissão?

  • Segundo grau.
  • Cursos de digitação.
  • Cursos de Recepcionista / Telefonista ou auxiliar de escritório.
  • Experiência em serviços que envolvam muitos contatos com pessoas, digitação de textos e outros serviços de escritório.

Como é o local de trabalho?

  • Setenta e cinco por cento trabalham como telefonista em hotéis, hospitais, clínicas, comércio, escritórios de companhias, etc. O restante trabalha nas companhias telefônicas.
  • Normalmente não viajam.
  • Utilizam telefones, mesas telefônicas, computadores, copiadoras e faxes.
  • Interagem com muitas pessoas como: clientes, funcionários, gerentes, visitantes, etc.
  • Muitas telefonistas / recepcionistas trabalham usando computadores, em locais bem iluminados, com ar condicionado, etc. Entretanto, se o local não tiver tido um bom projeto a Recepcionista / Telefonista poderá experimentar desconforto visual e dores nas costas.
  • Trabalham nas horas normais das organizações. Entretanto, em hotéis, hospitais e outros locais trabalham em turnos (fins de semana, feriados, noite, dia, etc).

Futuro da profissão.

  • Muitas companhias necessitam do toque humano e da habilidade na recepção.
  • Áreas de turismo e hotéis são de grande utilização e valorização de recepcionistas, principalmente devido ao valor atribuído à habilidade de saber relacionar-se com pessoas.
  • Embora a maior parte dos telefones possa ser discado diretamente, ainda existem números que requerem o auxílio de uma telefonista.
  • A fusão das atividades da telefonista e de recepcionista é um fator positivo, pois as novas telefonistas / recepcionistas devem enriquecer seu trabalho diário executando serviços de secretária, auxiliar de escritório, etc. Isto capacita as mesmas a aspirar promoções para outras áreas da organização.
  • As telefonistas/recepcionistas mais experientes devem saber usar mesas telefônicas, correio de voz, sistemas de arquivamento, internet, e-mail e excelente rapidez na digitação de textos.


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