Profissão recepcionista – telefonista

Recepção

 

Resumo da Profissão

Recepcionar visitantes, atender telefonemas, efetuar chamadas telefônicas.

Veja um pequeno trecho do nosso vídeo


Outros nomes da profissão.

Atendente ou Telefonista


Tarefas e responsabilidades.
  • Recepcionar / controlar visitantes.
  • Encaminhar visitantes para os funcionários da companhia.
  • Responder perguntas gerais sobre a organização ou direcionar as perguntas para outros funcionários qualificados a responder.
  • Enviar e receber correspondências ou produtos.
  • Processar a correspondência recebida (pacotes, telegramas, faxes e mensagens), organizá-los e distribuir para o destinatário.
  • Executar arquivamento de documentos.
  • Executar trabalhos de digitação (algumas companhias exigem um mínimo de 45 palavras/minuto).
  • Organizar viagens.
  • Marcar reuniões.
  • Controlar as chaves.
  • Registrar informações.
  • Utilizar o computador e impressoras da recepção.
  • Utilizar pagers, intercomunicadores, rádios e sistema de alto-falantes.
  • Utilizar a máquina copiadora.
  • Utilizar o fax.
  • Manter atualizado os livros de registros de correspondência e registro de fax.
  • Telefonista – Efetuar telefonemas, atender telefone e transferir chamadas telefônicas.
  • Ajudar visitantes a fazer ligações internacionais.
  • Anotar recados de visitantes ou de chamadas telefônicas e enviá-los para os funcionários.
  • Saber usar o correio de voz.
  • Saber agendar e fazer reuniões por telefone (conference calls).
  • Manter em ordem e limpo o local da PABX.
  • Registrar diariamente as ligações telefônicas nacionais e internacionais realizadas.
  • Processar o débito das ligações telefônicas.
  • Reportar falhas do equipamento telefônico.
  • Conhecer os aspectos legais da profissão.
  • Atuar com ética no exercício da função: imagem profissional, imagem da organização, sigilo profissional, relacionamento com colegas e superiores.
  • Conhecer a tarifação dos serviços telefônicos.
  • Saber utilizar os serviços das companhias concessionárias de atendimento público (informações, consertos, auxílio de telefonistas, etc).

Habilidades necessárias.
  • Boa comunicação oral.
  • Boa memória.
  • Habilidade em digitar.
  • Leitura bem fluente.
  • Fluência em língua estrangeira é recomendável.

Conhecimentos necessários.
  • Algumas organizações requerem 2o. Grau completo.
  • Saber operar mesas telefônicas (PABX).
  • Conhecer os cargos da companhia e suas responsabilidades.
  • Conhecer a organização.
  • Conhecer os procedimentos de emergência.

Qualidades pessoais necessárias.
  • Cordial.
  • Paciente.
  • Prestativa.
  • Saber ouvir.
  • Saber trabalhar sob pressão.
  • Boa comunicação verbal.
  • Coordenação Motora.
  • Capacidade de memorização.
  • Sociabilidade.
  • Estabilidade emocional.
  • Responsabilidade.
  • Educada ao telefone.

Requisitos físicos.
  • Voz clara e agradável, boa audição e boa aparência.
  • Trabalho bastante repetitivo.
  • Em algumas empresas existe stress causado por forte supervisão, por computador e por supervisão pessoal.
  • Necessitam aprovação da supervisão para ausentar-se do posto de trabalho.
  • Requer esforço físico de estar sentado / parado por longos períodos de tempo.

Como iniciar na profissão?
  • Segundo grau.
  • Cursos de digitação.
  • Cursos de Recepcionista / Telefonista ou auxiliar de escritório.
  • Experiência em serviços que envolvam muitos contatos com pessoas, digitação de textos e outros serviços de escritório.

Como é o local de trabalho?
  • Setenta e cinco por cento trabalham como telefonista em hotéis, hospitais, clínicas, comércio, escritórios de companhias, etc. O restante trabalha nas companhias telefônicas.
  • Normalmente não viajam.
  • Utilizam telefones, mesas telefônicas, computadores, copiadoras e faxes.
  • Interagem com muitas pessoas como: clientes, funcionários, gerentes, visitantes, etc.
  • Muitas telefonistas / recepcionistas trabalham usando computadores, em locais bem iluminados, com ar condicionado, etc. Entretanto, se o local não tiver tido um bom projeto a Recepcionista / Telefonista poderá experimentar desconforto visual e dores nas costas.
  • Trabalham nas horas normais das organizações. Entretanto, em hotéis, hospitais e outros locais trabalham em turnos (fins de semana, feriados, noite, dia, etc).

Futuro da profissão.
  • Muitas companhias necessitam do toque humano e da habilidade na recepção.
  • Áreas de turismo e hotéis são de grande utilização e valorização de recepcionistas, principalmente devido ao valor atribuído à habilidade de saber relacionar-se com pessoas.
  • Embora a maior parte dos telefones possa ser discado diretamente, ainda existem números que requerem o auxílio de uma telefonista.
  • A fusão das atividades da telefonista e de recepcionista é um fator positivo, pois as novas telefonistas / recepcionistas devem enriquecer seu trabalho diário executando serviços de secretária, auxiliar de escritório, etc. Isto capacita as mesmas a aspirar promoções para outras áreas da organização.
  • As telefonistas/recepcionistas mais experientes devem saber usar mesas telefônicas, correio de voz, sistemas de arquivamento, internet, e-mail e excelente rapidez na digitação de textos.

 

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36 Comments

  1. oi meu é ANA FLÁVIA fui chamada pra trabalha no hospital de recepcionista, amanhã cera meu primeiro dia eu espero que eu saia bem e consigo fica neste emprego porque estou precisando muito desse emprego.EU fiz dois curso de recepcionista já trabalha na área mas fui muito pouco tempo mas mim lembro de muitas coisa ainda,como atender o cliente como preenche uma fica,como trabalha com planos mas ou mesmo,porque eu estou alguns meses parada mas eu espero mim sair bem eu sei que tudo depende de mim, eu vou mim esforça o bastante pra consegui fica neste emprego.SÓ penso a deus que der tudo certo porque já deu certo só a condenadora mim chama já é o primeiro passo para eu mostra os meus conhecimento e meu valor.

    • Olá Ana,
      Parabens por conseguir o emprego. Estamos torcendo por você. Leia novamente no blog tudo o que uma recepcionista deve fazer. Isto pode ajudar. Este trabalho é muito importante pois você estará se especializando em recepcionista-hospitalar. Lembre que a especialização sempre ajudará a você conseguir novos empregos.

  2. Bom dia ! iniciei meu trabalho em uma empresa de joias e recebo e faço ligações gostaria de saber ,quando me pedem para eu fazer uma ligação para fora o que devo responder ? sim já vou ligar ? claro ligo sim ? estou perdida me ajudem por favor !

    • Olá Eliane,
      Não existe uma resposta única. Depende da situação e de quem pediu a ligação.
      Se teu gerente solicitou algum trabalho com urgência você deve informar à pessoa que está com um trabalho urgente para terminar. Poderá perguntar para a pessoa se ela pode esperar uns 15 minutos para fazer a ligação ou é urgente.
      Se estiver fazendo um trabalho que pode ser interrompido efetue a ligação logo. Se não conseguir efetuar a ligação (telefone ocupado etc e informe à pessoa que pediu.
      Em algumas situações pode responder. “Claro que sim. A ligação é urgente ou pode esperar uns 15 minutos. Estou terminando um trabalho”.
      Em resumo, diga sim mas pergunte se pode fazer a ligação dentre de xx minutos.
      Estas respostas também dependem do grau de importância da pessoa que pediu a ligação. Se é o presidente da empresa você deve dar prioridade para ele.
      Espero ter ajudado.

    • Olá Raiane,
      Talvez não esteja usando as técnicas adequadas. Seu currículo foi elaborado corretamente? Veja neste site as várias dicas sobre o currículo. Você não pode errar na confecção do currículo.
      Após fazer o currículo veja as várias dicas em Como conseguir emprego. Lembre-se que se colocar seu currículo em várias empresas, somente 1% irá chamar para entrevista. Assim, você deve colocar seu currículo na internet em umas 150 empresas. Dá trabalho eu sei.
      Para pesquisar empresas que aceitam currículos pela internet pesquise no google “trabalha conosco” e o nome de sua cidade.
      Espero ter ajudado

    • Olá Karolliny,
      Descubra sua vocação. É difícil mas vale a pena pesquisar. O seu trabalho atual pode signficar que gosta de trabalhar com pessoas mas você precisa descobrir o que gosta de fazer. Leia principalmente neste site (lado direito da tela) “Guia de profissões / escolha de profissão”. Leia com bastante calma tentando pensar em cada item.
      Espero ter ajudado.

  3. Bom dia,

    Preciso com urgência de uma recepcionista que tem alguma experiencia na função para trabalhar em escritório de advocácia em São Paulo.

    Salario 1.000,00 + Beneficíos

    Horários 09 as 19:00 (seg a Sexta)

    Interessados enviar curriculum para milena@barbosaebasso.com.br

    Grata.

  4. Olá! sou recepcionista de um consultório médico fico responsável pelo o caixa da empresa em certos dias ,e também por limpas as salas dos médicos diariamente,fui informada que não tenho direito a insalubridade e que o dinheiro é minha função isso é correto?

    • Olá Thairine,
      Não somos especialistas em assuntos trabalhistas. Pesquise no google “assuntos trabalhistas insalubridade” e encontrará muitas informações e sites que irão ajudar muito.

    • Olá Josilene,
      Veja abaixo alguns exemplos:
      • Falar ou rir alto (no escritório, no banheiro ou nos corredores).
      • Usar linguagem imprópria
      • Esticar o horário do cafezinho ou almoço
      • Sentar-se sobre mesas
      • Fumar na sala de outra pessoa
      • Poses de cinema
      • Familiaridade indevida com superiores
      • Bajulação
      • Falta de interesse pelo próprio serviço
      • Má educação
      • Voz desagradavelmente estridente
      • Mascar chicletes
      • Roer unhas
      • Falta de modéstia
      • Incapacidade de admitir erros.

      Espero ter ajudado.

  5. Boa Noite!

    Tenho uma entrevista para fazer no dia 06/10 segunda feira,quero que você me tire algumas dúvidas, sobre como ir vestida,como usar o cabelo,sobre a maquiagem,e como devo me comportar e me expressar no dia do processo seletivo, estou ansiosa e ao mesmo tempo com medo,lhe peço por gentileza algumas dicas,e quero saber se no dia da entrevista o salto alto e ideal? Obrigada,e aguardo a resposta!

    • Olá Tania,
      Todas as perguntas que fez (e muito mais) estão neste blog. Leia todos os itens no menu à esquerda no local chamado ENTREVISTA. Leia releia pois irá ajudar muito na sua entrevista.

  6. Olá!!!
    Sou recepcionista em um escritório contábil, quando entrei na empresa era eu e outra pessoa na recepção ela pela manhã e eu a tarde sempre foram duas recepcionistas nesse lugar, mas a 8 meses essa pessoa foi demitida e não a substituíram então eu fiquei trabalhando o dia todo as 8 hrs diárias de seg a sex. O escritório é bem grande tem um fluxo enorme de ligações tanto as que recebo internas para efetuar para os clientes quanto externas, no fim do dia e principalmente nos últimos dias da semana fico extremamente cansada mentalmente e os ouvidos também além de doerem…
    Gostaria de saber como faço para informar isso a empresa, se tem como voltar a ser duas pessoas já que sempre foi assim, e já q meu salário aumentou??? Obs: vou tirar férias mes que vem… Obrigada, no aguardo!!!

    • Olá Maria,
      Aproveite a oportunidade das férias e converse com seu supervisor sobre quem irá te substituir. Talvez quem irá te substituir poderá ser a 2ª recepcionista. Fale da tua preocupação sobre a qualidade do atendimento aos clientes somente com uma pessoa na recepção. Fale principalmente que com duas recepcionistas a qualidade do atendimento era melhor. Fale também sobre o seu cansaço mental e dos ouvidos. A melhor recomendação é que converse com seu supervisor e/ou gerente com objetivo de melhorar o atendimento aos clientes
      Espero ter ajudado.

  7. Oi ajudou sim muito obrigada!
    Mas quem vai me substituir é a filha do dono do escritório pois não quiseram por outra pessoa pelo fato de: teria que treina-la e para essa pessoa não ficar com esperança de ser contratada…

  8. Boa Tarde! Tenho interesse de trabalhar como Recepcionista. Gostaria de saber como devo colocar no Objetivo: Recepcionista ou Recepcionista Secretária, Recepcionista Telefonista, Recepcionista Atendente?

    Desde já muito grata.

    • Olá Eide,
      Coloca recepcionista. Entretanto, se está respondendo a um anúncio de uma empresa que pede recepcionista Atendente altere seu objetivo e coloque o que a empresa quer.
      Em resumo. Você deve ter várias versões do currículo. Cada um com objetivos um pouco diferentes (desde que tenha conhecimentos para atuar daquela forma). Exemplo: se você trabalhou como recepcionista-telefonista tenha um currículo para este cargo. Não esqueça de valorizar as atividades de recepcionista e de telefonista.
      Espero ter ajudado.

    • Olá Ivo,
      Depende do sindicato pois a recepcionista pode atuar em várias áreas como saúde, hotéis, industrias etc. Consulte a Convenção Coletiva do Sindicato do ano atual e poderá ver se existe piso salarial para recepcionista da sua área.
      Espero ter ajudado.

    • Olá Ivo,
      Pessoalmente eu considero que a recepcionista é um(a) profissional qualificada. Existem vários cursos presenciais e online para a formação deste profissional da mesma forma que existem cursos para formar pedreiros, gesseiros etc.
      Entretanto, neste caso, a única possibilidade mais efetiva é fazer um consulta formal ao sindicato.

  9. CLÁUSULA SEGUNDA

    PISOS
    A partir de 1º de maio de 2014 os
    pisos serão:
    Para os trabalhadores NÃO QUALIFICADOS

    servente, contínuo, vigia, auxiliares de
    trabalhadores qualificados e demais trabalhadores cujas funções não demandem
    formação profissional:
    R$ 1.145,10 (um mil cento e quarenta e cinco reais e dez c
    entavos), ou R$ 5,2050
    (cinco reais, vinte centavos e cinquenta décimos milésimos) por hora, para 220
    (duzentas e vinte) horas mensais.
    Para os trabalhadores QUALIFICADOS

    pedreiro, armador, carpinteiro, pintor,
    gesseiro e demais profissionais qualificad
    os não relacionados:
    R$ 1.393,01 (um mil trezentos e noventa e três reais e um centavo), ou R$ 6,3319
    (seis reais, trinta e três centavos e dezenove décimos milésimos) por hora, para 220
    (duzentas e vinte) horas mens

  10. Trabalho como telefonista bilíngüe há 18 anos -6 horas por dia e por isso recebo um pouco a mais que o piso. Agora querem me por como telefonista recepcionista – 8 hs por dia, sem aumento salarial pois já recebo o piso salarial respectivo. Eles podem fazer isso???? E se eu não aceitar esta troca sou demitida ou obrigada a pedir as contas???

  11. Olá, fui contratada no lugar de uma moça que era telefonista, mas me informaram que seria recepcionista, gostaria de esclarecer uma duvida, faço tudo o que ela faz, atendo as ligações, transfiro, efetuo as ligações para todos os funcionários quando precisam, e não vem ao caso mas faço diversos outros trabalhos de setores diferentes até logística.
    Minha duvida é, como sou recepcionista devo fazer ligações para funcionários? Isso é função do cargo?

    • Prezada Natalie,
      Na descrição de funções de um cargo existem as atividades normais executadas. Entretanto cada empresa tem pequenas variações. Converse com seu chefe se isto estiver sendo considerado por outros funcionários como sua obrigação. Somente ele poderá definir claramente se esta atividade estiver prejudicando as atividades essenciais que deve realizar.

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