O que faz uma secretária. Descrição da profissão Instituto Denver

RESUMO DA PROFISSÃO DE SECRETÁRIA

Apoiar gerentes, supervisores e outros profissionais nos vários serviços administrativos.


 

VÍDEO SOBRE CARREIRA EM SECRETARIADO

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OUTROS NOMES DA PROFISSÃO DE SECRETÁRIA

  • Assistente administrativa
  • Secretária executiva
  • Secretária particular

TAREFAS E RESPONSABILIDADES DA SECRETÁRIA

  • Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
  • Responde e faz chamadas telefônicas.
  • Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
  • Organiza a cópia de documentos.
  • Arquiva documentos.
  • Realiza serviços administrativos em geral.
  • Controla a correspondência de entrada e saída.
  • Saúda visitantes.
  • Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.
  • Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
  • Realiza pesquisas e prepara documentos.
  • Solicita ou compra material de escritório
  • Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários.

HABILIDADES NECESSÁRIAS DA SECRETÁRIA

  • Boa comunicação organizacional e deve saber ouvir.
  • Deve ser detalhista quando necessário.
  • Saber tomar decisões.
  • Bom desempenho ao digitar no teclado do computador.
  • Prática em utilizar computadores.

CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS.

  • Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na empresa.
  • Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
  • Conhecer os sistemas de informações.
  • Bom conhecimento de português (falado, escrito, gramatical).

QUALIDADES PESSOAIS.

  • Devem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
  • Devem saber trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
  • Devem saber estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas, relacionar-se com funcionários de todos os níveis.

REQUISITOS FÍSICOS.

  • O cargo não requer esforço físico. Deve ter boa aparência.

COMO INICIAR NA PROFISSÃO?

  • Segundo grau.
  • Ter o certificado com DRT.
  • Boa digitação.
  • Bom domínio de microcomputador.
  • Experiência em recepção.
  • Experiência em atendimento a clientes
  • Experiência em serviços administrativos.

Curso de secretária auxiliar


COMO É O LOCAL DE TRABALHO?

  • Normalmente trabalham em escritórios de sedes ou filiais de empresas.
  • Eventualmente viajam a serviço.
  • Usam computadores, telefones, fax, máquinas copiadoras, etc.
  • Normalmente trabalham nos horários normais da empresa.
  • Normalmente trabalham usando telefone, fax, e-mail ou contato pessoal com um grande número de pessoas (clientes, visitantes, outras secretarias, gerentes, etc).
  • Podem supervisionar pequeno grupo de pessoas.

FUTURO DA PROFISSÃO.

  • As perspectivas de futuro são boas. Gerentes, diretores e outros profissionais estão gerenciando sua própria correspondência através do email e tarefas mais nobres e importantes estão sendo delegadas para as secretárias.
  • Tendência para uma secretária atender vários gerentes e/ou diretores ou mesmo todo um departamento.
  • Novas tarefas estão surgindo: pesquisa na internet, treinamento, controle de budget, gerenciamento de projeto, elaborar atas de reuniões em notebook.

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